Komunikują się z kandydatami, pracownikami, zarządem i klientami. Od ich wizerunku w dużym stopniu zależy wizerunek organizacji. Etykieta biznesowa powinna towarzyszyć każdemu specjaliście ds. HR. Podpowiadamy, na co zwrócić uwagę.

Spotkania biznesowe, rozmowy rekrutacyjne, prowadzenie szkoleń dla pracowników, współpraca z zarządem firmy – w życiu HR-owca jest wiele sytuacji, kiedy kontakt z drugim człowiekiem jest na pierwszym miejscu. Jak się zachować? O czym pamiętać? Co robi dobre wrażenie, a co sprawia, że możemy zostać posądzeni o nieznajomość savoir vivre? Oto przykładowe zasady, które warto znać.

Rozmowa kwalifikacyjna

„Pamiętajmy, że zapraszając na spotkanie kandydata do pracy, to my jako rekruterzy jesteśmy gospodarzami. Powinniśmy więc powitać naszego gościa czekającego przy recepcji, zaprowadzić do sali, wskazać, gdzie ma usiąść. Gość jest na naszym terenie, więc powinniśmy zrobić wszystko, żeby czuł się dobrze, a nie okazywać mu wyższość” – mówi Dorota Szcześniak-Kosiorek, trener etykiety biznesu, profesjonalnego wizerunku, biznesowej komunikacji oraz autoprezentacji z DSKconsulting.pl.

W etykiecie biznesowej nie ma znaczenia płeć i wiek. Liczy się ranga i stanowisko. Jeśli to rekruter jest gospodarzem spotkania, to pierwszy przepuszcza w drzwiach kandydata – nieistotne jest to, że jest młodszy od kandydata albo że jest kobietą rekrutującą mężczyznę. To rekruter pierwszy wyciąga dłoń na powitanie – to miły gest, który buduje pozytywną atmosferę, a jednocześnie może też pomóc w odczytaniu mowy ciała i zdobyciu wstępnych informacji o kandydacie. „Warto też pamiętać o uprzejmym pożegnaniu. Wstać, uścisnąć dłoń, odprowadzić kandydata do wyjścia. Tak, by nie stwarzać wrażenia, że rozmowa o pracę jest rodzajem przesłuchiwania przed komisją, rzucającą na zakończenie zdawkowe: „To już Panu dziękujemy” – mówi ekspert.

Poświęcenie wystarczającej ilości czasu na spotkanie, utrzymywanie kontaktu wzrokowego, skupienie na rozmowie, a nie wykonywanie innych czynności jednocześnie, uważne słuchanie, pogodny i spokojny ton głosu, ubiór adekwatny do wydarzenia – to podstawa, o której powinien pamiętać każdy rekruter.

„Udzielenie informacji zwrotnej kandydatowi robi bardzo dobre wrażenie. Jeśli osoba, która stara się o pracę, uzyskuje cenne dla niej wiadomości i wie, jaki jest jej status w procesie rekrutacji, to wizerunek rekrutera również wtedy wiele zyskuje” – zaznacza Dorota Szcześniak-Kosiorek.

Aktywność online

Specjaliści ds. HR i tzw. łowcy głów chętnie nawiązują kontakt z potencjalnymi kandydatami poprzez Internet. Warto zadbać o jakość swoich wypowiedzi i zwrócić uwagę na poprawność językową. Eksperci ds. wizerunku zalecają, by odpowiedzieć na każdą wiadomość otrzymaną od potencjalnego kandydata czy pracownika, np. w portalach branżowych i społecznościowych. „To może być nawet krótka, jednozdaniowa odpowiedź, ale ważne, żeby była” – podkreśla trener etykiety. „Oczywiście nie komentujemy też w Internecie zachowań kandydatów podczas rozmów o pracę. Wszystko to zostaje w sali. Warto uważać, co prywatnie zamieszczamy w sieci. Kandydaci, szukając informacji o firmie, sprawdzają też rekruterów”.

O kulturze i etykiecie świadczy treść wysyłanych wiadomości e-mailowych. Błędy językowe, ortograficzne, nadmiar emotikonów i skrótów, udzielanie sprzecznych ze sobą informacji, wprowadzanie kandydatów w dezorientację – to tylko przykłady, jak można zepsuć pierwsze wrażenie.

Spotkania z zarządem

Specjaliści ds. HR są partnerami biznesowymi dla zarządu i wspierają menedżerów. Spotkania i rozmowy są więc naturalną częścią codzienności. O czym należy pamiętać?

„W przypadku spotkań z prezesem lub innym członkiem zarządu ważne jest to, czy spotkanie odbywa się w gabinecie prezesa czy w pokoju HR-owca” – zaznacza Dorota Szcześniak-Kosiorek i wyjaśnia, że jeśli jesteśmy zaproszeni do gabinetu prezesa, to wówczas on staje się gospodarzem spotkania, a jeśli spotkanie jest u nas – to my wchodzimy w rolę gospodarza. Z tym aspektem wiążą się konkretne zasady. Przykładowo, w naszym gabinecie to my jako ostatni otrzymujemy kawę, a w gabinecie prezesa – na odwrót. Jeśli jesteśmy gospodarzami, to pierwsi witamy, wskazujemy miejsce do siedzenia, panujemy nad agendą spotkania i możemy je pierwsi zakończyć.

Kto pierwszy podaje dłoń? „Zgodnie z etykietą biznesu: osoba wyższa rangą, czyli prezes. Ale są odstępstwa od tej reguły. Na przykład właśnie wtedy, gdy pełnimy rolę gospodarza spotkania. Nie będzie błędem, jeśli wówczas to my pierwsi podamy dłoń na powitanie” – tłumaczy ekspert.

A co ze spotkaniem na neutralnym gruncie, np. w restauracji? Wówczas liczy się ranga osoby, ale i tutaj dopuszczalna jest inna interpretacja. „Nawet na neutralnym gruncie jest zwykle jakiś gospodarz spotkania, czyli ktoś, kto je organizuje. Jeśli specjalista ds. HR zaprasza członków zarządu, to może jako pierwszy wyciągnąć rękę” – mówi Dorota Szcześniak-Kosiorek.

Komunikacja z pracownikami

Prowadzenie szkoleń, organizowanie badań satysfakcji pracowników, dbanie o rozwój personelu, zajmowanie się kwestiami formalnymi – specjaliści ds. HR często komunikują się z pracownikami. Tutaj też warto pamiętać o zasadach savoir vivre. Ważne, żeby uwzględniać rangę pracowników, tak, by nikt nie poczuł się urażony – od prezesa po pracownika najniższego szczebla.

Jeśli w firmie nie jest jasno określone, czy pracownicy zwracają się do siebie „na ty” czy „per pan/pani”, to w pewnych sytuacjach należy stosować ujednolicone zwroty. „Oznacza to, że jeśli specjalista ds. HR mówi po imieniu do części pracowników, a z innymi pozostaje na stopie oficjalnej, to w e-mailach zbiorowych i podczas spotkań powinien sięgać po formułę: „Państwo” – wyjaśnia trener etykiety.

Korespondencja mailowa – to coś, czemu również warto się bliżej przyjrzeć. Nie tylko w przypadku komunikacji zewnętrznej należy dbać o jej jakość. W korespondencji z pracownikami dobrze jest też używać zwrotów powitalnych i pożegnalnych, a nie wysyłać jedynie „stopkę”. Nadmiar skrótów, wtrąceń obcojęzycznych, pisanie wersalikami, krótkie zdania w trybie rozkazującym z dużą liczbą wykrzykników – tego typu wiadomości działają zniechęcająco.

Dział HR – według stereotypów – jest działem, który jest „gdzieś” z dala od pracowników. Nie warto więc podtrzymywać takich wyobrażeń, a zadbać o kulturę dialogu, otwartość i serdeczność. Nawet jeśli tylko wysyłamy e-maila z informacją o jakichś wewnętrznych procedurach albo przyjmujemy u siebie pracownika składającego wniosek urlopowy, to należy pamiętać o jednej, ważnej rzeczy – że po drugiej stronie jest człowiek. Liczą się drobne, ale znaczące gesty, jak na przykład kontakt wzrokowy, ton głosu i sposób prowadzenia rozmowy.

Spotkanie biznesowe

HR-owiec na spotkaniu biznesowym, poza biurem. O jakich manierach powinien pamiętać? „Jeśli to on zaprasza klienta czy partnera na obiad do restauracji, to jest gospodarzem. Z tą rolą związane są konkretne przywileje i zasady postępowania” – mówi Dorota Szcześniak-Kosiorek. Wybierając danie z menu, dobrze jest dopasować swoje zamówienie do preferencji gościa. Swoje zamówienie gospodarz składa na końcu. To na nim spoczywa też obowiązek uregulowania rachunku. Nie ma tutaj znaczenia wiek i płeć, a więc kobieta – specjalista ds. HR może zapłacić za lunch starszego od siebie mężczyzny – kontrahenta czy klienta. Poważnym faux pas jest natomiast proponowanie klientowi przejścia „na ty”. To on jest wyższy rangą, więc do niego należy ruch związany z formułami grzecznościowymi.

Dobre maniery są dobrą inwestycją – bez względu na zajmowane stanowisko. W obszarze HR wydają się jednak mieć szczególne znaczenie. Nie wystarczy odpowiednie przygotowanie, wiedza branżowa i doświadczenie, by budować relacje i pozytywną atmosferę. Kultura osobista odgrywa ważną rolę, a znajomość zasad etykiety biznesu może przydać się w rozmaitych sytuacjach.