Każda forma spotkania „face to face” zmniejsza dystans, buduje nowe więzi oraz pozwala na tworzenie nowych relacji biznesowych – dlatego wszelkie spotkania: zarówno te z pracownikami, jak i te z klientami, są cenione w świecie biznesu.

artykuł sponsorowany

Dobra konferencja opiera się na kilku podstawowych zasadach planowania spotkań. Jednak to, co ją buduje najbardziej, to zaangażowanie dedykowanego zespołu i poczucie wspólnej pracy. Hotel Narvil jest miejscem, które stwarza wyjątkową atmosferę i pozwala na zorganizowanie wszelkich spotkań na najwyższym poziomie.

Planując wydarzenie dla firmy należy rozpisać w pierwszej kolejności 4 elementy strategiczne, a później będzie już zdecydowanie łatwiej.

1.      Publiczność

Kto bierze udział, do kogo adresowane jest wydarzenie? W przypadku, gdy jest to konferencja wewnętrzna, najczęściej skierowana do pracowników firmy. Wobec czego spotkanie powinno wyglądać inaczej niż w przypadku klientów. Dla tych pierwszych może mieć luźny charakter. Poza tym może warto byłoby zorganizować punkt dot. wymiany doświadczeń, dobrych praktyk, integracji. Inaczej jest w przypadku imprez dla klientów zewnętrznych, gdzie uczestnicy pochodzą z różnych firm. Spotkanie jest wtedy bardziej handlowe. W związku z tym dobrze, gdyby został przewidziany czas na networking i wzmacnianie relacji biznesowych (niekoniecznie odbywających się na sali konferencyjnej).

1.      Charakter imprezy

Formalnie czy na luzie? Planując imprezę powinniśmy przemyśleć, jaki chcielibyśmy obrać kurs tego wydarzenia. Czy decydujemy się na konferencję stricte biznesową, czy pozwalamy sobie na odrobinę luzu, czy wręcz szaleństwa, a najważniejszą rzeczą jest dla nas dobra zabawa? Ważną sprawą jest też decyzja dotycząca wielkości spotkania tzn. czy decydujemy się na kameralne spotkanie z najważniejszymi klientami, czy może ogromną imprezę promującą  nowy produkt, dodatkowo na którą zapraszamy wielu celebrytów… To wszystko determinuje kolejne etapy przygotowań.

1.      Termin i długość spotkania

Kiedy chcemy taką imprezę zorganizować? Czy ograniczają nas jakiekolwiek terminy np. składanie sprawozdań, raportów firmowych. Kiedy jest najlepszy czas? Lato to raczej martwy sezon w aspekcie konferencyjnym, gdyż większość ludzi przebywa na urlopie. Z kolei lipiec, sierpień jest doskonałym czasem na imprezy integracyjne, niestandardowe szkolenia motywacyjne, imprezy plenerowe. Grudzień, to na pewno spotkania wigilijne (ale o tym szerzej w kolejnym poście). Styczeń, luty, marzec, kwiecień to najczęściej podsumowania poprzedniego roku. Wiosna, jesień – najwięcej wydarzeń konferencyjnych.

Poza tym ważne jest ustalenie długości spotkania. Czy powinno być jedno- czy kilkudniowe?

1.      Budżet

A co z kosztami? Podejmując decyzję dotyczącą charakteru, czasu trwania i wielkości spotkania musimy pamiętać o pieniądzach, które trzeba wydać. Budżet jest bardzo ważny. Im większe spotkanie, tym więcej kosztów pobocznych. Sukcesem eventu są nie tylko zadowoleni goście, ale również organizatorzy, którzy przewidzieli wydatki, zamknęli się w budżecie, a na dodatek czują satysfakcję, że dokonali przemyślanych wyborów.

Oprócz ludzi, to miejsce tworzy atmosferę. Widząc taką potrzebę stworzyliśmy w hotelu Narvil nowoczesne Studio Aruana – miejsce spotkań top managementu z kulinariami na najwyższym światowym poziomie. Bardzo popularne są u nas także letnie konferencje w plenerze, które mają mniej formalny charakter. Ich rewelacyjnym uzupełnieniem jest nasza oferta „Fit&Fun Business Events” czyli aktywności prozdrowotne, rekreacja na lądzie i wodzie, rywalizacja lub strategia… Nasza doskonała lokalizacja w centrum Polski, zielone otoczenie, najnowsze rozwiązania technologiczne jak aplikacja na smartfony do zarządzania konferencją, tworzą komfortowe warunki organizacji wydarzeń. Stąd opinie naszych Gości, że Narvil to inspirujące miejsce, które w połączeniu z doskonałą obsługą wyzwala w uczestnikach wydarzenia duże pokłady energii i kreatywności.

Grażyna Kowalczyk, Dyrektor Generalna Hotelu Narvil Conference & Spa, Hotelarz Roku 2014

Konferencja, kongres, czy uroczysta gala nie powinna być postrzegana jedynie w kategoriach kosztu, lecz jako inwestycja, która w dłuższej perspektywie przełoży się na zysk firmy. Dobrze dobrane miejsce, to ostateczna decyzja, która pieczętuje sukces spotkania.