Skuteczne zarządzanie komunikacją to w obszarze HR klucz do sukcesu. Odbywa się ono na wielu płaszczyznach. Pozwala budować pozytywny wizerunek przedsiębiorstwa na zewnątrz, przyciągać talenty i tworzyć relacje z kandydatami, którzy zechcą związać swoją przyszłość z firmą. Komunikacja wewnętrzna, z kierownikami liniowymi i menedżerami oraz z poszczególnymi działami wpływa na rozmaite procesy i funkcjonowanie całej organizacji. Od jakości komunikacji z zarządem zależy, czy rola HR zostanie zrozumiana i zyska on miano partnera biznesowego. Warto więc skupić się na tym aspekcie i unikać błędów, które utrudniają przepływ informacji oraz efektywne zarządzanie.
- „Ty” zamiast „Ja”
– Często menedżerowie w różnych obszarach, również w HR, zamiast komunikatu „ja” używają komunikatu „ty”. Zamiast odnosić się do postaw pracowników i mówić: „ty, wy jesteście tacy…”, lepiej jest w rozmowie pokazać, jaki ma to wpływ na nas, co my czujemy – mówi Izabela Kielczyk, psycholog biznesu, która jest trenerem menedżerów i kadry zarządzającej.
- Brak przejrzystości
– Bolączką działów HR bywa udzielanie niejasnych informacji zwrotnych. Brakuje konkretów i przejrzystych wytycznych – mówi Izabela Kielczyk. Tymczasem jest to podstawowy klucz do sukcesu, jeśli wdrażamy nowe narzędzia HR, uruchamiamy nowy system, chcemy zakomunikować pracownikom nowe rozwiązania.
- Hermetyczność i żargon
Jeśli faktycznie zależy nam na komunikacji, powinniśmy przyjąć postawę otwartą. Dział HR nie zawsze jest postrzegany przez pracowników jako integralna część firmy. Nie pomagają więc odgórne, naszpikowane specjalistycznym słownictwem komunikaty. Inne potrzeby i wizje mogą też mieć kierownicy liniowi. Jeśli więc mamy wspólnie pracować, np. rekrutując kandydatów, powinniśmy bliżej się poznać i wyjść poza nasz dział. Nie zamykać się tylko na swoje potrzeby i oczekiwania, ale spojrzeć też oczami drugiej strony.
- Brak wymiany zdań
Potrzebne są więc rozmowy, spotkania, bieżąca zdań i sugestii, chętne udzielanie informacji zwrotnych. Komunikacja, która nie angażuje obu stron, a stanowi jednostronny przekaz, jest bardzo krótkowzroczną strategią. Zamiast jedynie komunikować o podjętych decyzjach, warto otworzyć się na sugestie i pomysły pozostałych pracowników.
- Brak podziału ról
– Menedżerowie zamiast udzielać konkretnych wskazówek i delegować zadania, mówią ogólnikowo: „zrobimy”, „wykonamy”. Zamiast liczby mnogiej należy używać liczby pojedynczej. W przeciwnym razie poszczególni pracownicy są zdezorientowani i nie wiedzą, co należy do ich zadań – podkreśla psycholog biznesu. W komunikacji wewnętrznej ważne jest, by wyznaczać osoby do wykonywania konkretnych zadań, np. dbania o poszczególne kanały komunikacyjne.
- Brak systematyczności
W zarządzaniu komunikacją ważne jest tylko wyznaczanie ról i zadań, ale też dbanie o regularny i systematyczny przepływ informacji. Potrzebna jest dobra organizacja i zarządzanie w czasie, bieżąca wymiana informacji, stała aktywność i szybkie reagowanie.
- Nieumiejętne przekazywanie krytyki
– W zarządzaniu komunikacją nie ma miejsca na emocjonalne, personalne uwagi i ataki – zaznacza Izabela Kielczyk. Taka postawa niezwykle utrudnia komunikację. Rolą menedżerów nie jest ocenianie charakteru danej osoby i jej wad. Wyrażając uwagi krytyczne, należy pokazać, co budzi nasze wątpliwości, skupić się na konkretnych zachowaniach, na tym, co ktoś zrobił, a nie na tym, jaki jest. – Zamiast mówić: „jesteś nieodpowiedzialny”, należy odwołać się do zachowań i sytuacji, które dowodzą nieodpowiedzialności – podaje przykład Izabela Kielczyk.
- Generalizowanie
Uogólnienia w postaci słów: „zawsze”, „wszystko”, „nigdy” nie sprzyjają efektywnej komunikacji. Potrzebne są konkretne przykłady. Tylko wtedy można budować zrozumienie, wypracowywać nowe rozwiązania i wyciągać wnioski na przyszłość.
- Niedomówienia i emocjonalne wybuchy
Narastające nieporozumienia to często efekt milczenia. Nie potrafimy przekazać uwag krytycznych, mamy kłopot z wyrażeniem własnego zdania, hamujemy w sobie emocje, które w końcu mogą eksplodować. Tak rodzą się niedomówienia i konflikty. Pozwala temu zapobiec regularna i szczera komunikacja, stanowczość, ale połączona z taktem i profesjonalizmem, skupianie się na merytorycznych, a nie personalnych aspektach, wyjaśnianie na bieżąco trudnych i niejasnych sytuacji.
- Zapominanie o pochwałach
– Pamiętajmy, by nie tylko wymagać, ale też dzielić się pozytywnymi uwagami, doceniać współpracowników, podwładnych, podkreślać ich mocne strony. To poprawia zarządzanie komunikacją – mówi Izabela Kielczyk.
- Brak naturalności
– Do specjalistów z obszaru HR kierowana jest szeroka oferta szkoleń. To dobrze, jeśli bierzemy udział w różnych wydarzeniach branżowych, poszerzamy wiedzę, czytamy fachową literaturę na temat zarządzania i komunikacji. Ważne jest jednak zachowanie autentyczności i naturalności, zamiast wygłaszania wyuczonych formułek, które nie przystają do danej sytuacji – mówi Izabela Kielczyk.
- Nie uwzględnianie wrażeń (candidate experience)
To jeden z poważniejszych błędów w komunikacji HR z kandydatami. Komunikacja wewnętrzna to bardzo ważny aspekt, gdyż nasi pracownicy są reprezentantami naszej marki, ale nie powinniśmy zapominać również o kandydatach do pracy, także tych odrzuconych. Udzielanie informacji zwrotnych, przejrzysta komunikacja i dbanie o przyjazne relacje z osobami starającymi się o posadę powinny być naturalnym elementem pracy HR. W ten sposób budujemy nie tylko wizerunek pracodawcy, ale też nasz wizerunek – specjalistów od zarządzania zasobami ludzkimi.
